Clean desk: een nuttige trend, maar niet echt een must om je productiviteit te verhogen

Clean desk. Het woord is een tijdje bijzonder ‘in’ geweest. Sommige bedrijfsleiders eisten van hun kantoorpersoneel dat hun bureau volledig opgeruimd was vooraleer ze naar huis gingen. En dat allemaal uit overtuiging dat een propere werkplek beter, sneller en efficiënter zou doen werken. Maar is dat ook zo? En hoe bereik je op een makkelijke, niet-tijdrovende manier een netjes opgeruimd bureau? Je leest het in deze blog.

Welke zijn de voordelen van een clean desk?

          Mentale rust: rommel vraagt veel meer van ons werkgeheugen en dat maakt ons moe. Onderzoek toont aan dat een opgeruimd bureau ons meer gemoedsrust bezorgt en de productiviteit dus verhoogt. Al wordt dat door andere onderzoeken tegen gesproken.

          Hygiëne: een opgeruimd bureau wordt sneller én grondiger schoongemaakt.

          Flexibiliteit: een clean desk policy maakt het dan eenvoudiger om flexibel te werken.

          Vertrouwelijkheid: in een opgeruimd bureau loop je minder het risico dat gevoelige en officiële documenten rondslingeren en daardoor in verkeerde handen zouden terechtkomen.

 

 

Zeven tips voor een clean desk

Wil je zelf met een clean desk aan de slag? Dan zijn hier de belangrijkste tips:

Tip 1: Durf weg te gooien

Meer dan driekwart (!) van alle documenten heb je nooit meer nodig, maar die nemen wel plaats in beslag. Wat je moet bewaren, geef je een plek waar je het makkelijk terugvindt en de rest gooi je weg. Scannen en een digitale kopie bewaren is ook een optie, maar waak wel voor digitaal geheugenverlies! Met confidentiële documenten neem je best geen risico’s: een papierversnipperaar is dan de veiligste oplossing. Ook in het kader van de nieuwe GDPR-wetgeving is een papierversnipperaar een onmisbare tool geworden.

 

Tip 2: Archiveer je ongebruikte spullen en papier

Als je goed oplet zal je zien dat er op en rond je bureau een pak spullen liggen die er eigenlijk niet meer hoeven te zijn. Maar die je ook niet zomaar klakkeloos kan weggooien. Verouderd promotiemateriaal, achterhaalde documenten of ongebruikte relatiegeschenken laat je niet langer rondslingeren op je bureau maar ruim ze op. Sla alles op in archiefdozen of opbergdozen.

 Op je bureau liggen dan alleen nog de spullen die je werkelijk gebruikt en nodig hebt:

        een beeldscherm,

        toetsenbord,

        muis,

        telefoon

        en als het je vaste werkplek is, kun je er nog iets persoonlijks neerzetten voor een veilig en vertrouwd gevoel.

Reguliere kantoorartikelen als een perforator, nietmachine, pennen etc. heb je niet de hele dag nodig, dus berg die op, bijvoorbeeld in een ladenblok. In datzelfde ladenkastje kun je ook de documenten bewaren waar je op dit moment mee bezig bent, zodat je die altijd onder handbereik hebt.

Tip 3: Organiseer je workflow

Met de komst van de computer had men het einde van de papierberg voorspeld. Maar als er ooit één voorspelling niet is uitgekomen, dan was het deze wel. Blijkbaar heeft een mens de neiging om alles wat hij digitaal opslaat voor de veiligheid toch nog eens af te drukken. Heel veel documenten en poststukken belanden dus nog altijd in papieren vorm op je bureau. Die papieren documenten orden je best onmiddellijk in sorteerbakjes of ladeblokken. Organiseer je workflow door elke taak in een andere sorteerbak onder te brengen: to doin progressdone, enz.

 

Tip 4: Plan en orden je taken

Een papieren onderlegger op je bureau kan een zegen lijken, maar is een van de grootste verstrooiers ooit. Je hebt die notities altijd onder ogen. Ze blijven om je aandacht schreeuwen. Centraliseer die notities, taken en planningen op één plek, bijvoorbeeld op een whiteboard en/of flip-over. Door post-it’s te gebruiken kun je elke taak trouwens nog makkelijker ordenen en opvolgen.

 

Tip 5: Bind en hecht losse spullen samen

Zorg dat op je bureau enkel de noodzakelijke spullen liggen. Al de rest berg je best op. Dat gaat makkelijker door bijvoorbeeld ongebruikte pennen en markeerstiften samen te binden met een elastiek; of door een stapel losse papieren samen te hechten met een nietmachine. Grotere dossiers (tot 120 vellen papier) kun je samenbinden met een inbindmachine. Dat levert je onmiddellijk een verzorgd en professioneel resultaat op.

 

Tip 6: Orden je dossiers

Steek alle belangrijke documenten die je tegenkomt in 1 map of ordner. Met gekleurde ordners, bladwijzers en tabbladen deel je al je documenten overzichtelijk in volgens hun thema, auteur, publicatiedatum, enz. Zo vind je nadien alles ook weer snel terug.

 

Tip 7: Houd je bureau schoon

Nadat je er zoveel moeite hebt ingestoken om tot een opgeruimd bureau te komen, wil je die clean desk natuurlijk ook zo houden. Maak er daarom een gewoonte van om je bureaumateriaal regelmatig schoon te maken met de geschikte poetsmiddelen. Zo zijn er bijvoorbeeld spuitbussen voor je toetsenbord of vochtige doekjes voor je computerscherm, tablet en muis. Ook dat brengt weer de nodige rust in je hoofd.

 

Is een clean desk een must?

 

Het kan zijn dat je zenuwachtig wordt van een rommelig bureau. Maar de vraag is of je gestresseerd wordt van de troep zelf, of van het schuldgevoel of de schaamte die je voelt bij het zien ervan.

Wetenschaper Eric Abrahamson en onderzoeksjournalist David H. Freedman, de auteurs van het boek Perfect Mess, the hidden benefits of disorder, vinden dat een rommelige bureau getuigt van creativiteit, flexibiliteit en efficiëntie. Hun onderzoek leidde tot enkele verbazingwekkende conclusies.  

 

Een rommelig bureau zorgt voor meer creativiteit


Volgens hun onderzoek spenderen rommelige mensen gemiddeld 18 minuten aan het zoeken van dingen, negen minuten thuis en negen minuten op kantoor. Nette mensen zoeken doorgaans langer naar hun spullen door het in stand houden van kunstmatig opgezette opbergsystemen.

De auteurs concluderen dat bijna iedereen van nature rommelig aangelegd is en het daardoor juist veel energie én tijd kost in die systemen telkens weer al je keurig opgeborgen spullen terug te vinden.

 

Twee professoren aan de Harvard University ondersteunen die stelling en wisten aan te tonen dat rommelige mensen vaak een efficiënt, intuïtief systeem van ordenen en prioriteiten stellen hebben. Deze systemen ontstaan vanzelf, zonder erover na te denken. Bovendien bleek uit dit onderzoek dat je een stuk flexibeler bent als je niet altijd alles vastlegt en voortdurend alles tot in de puntjes organiseert. Je wordt er ook creatiever van omdat goede ideeën vaak ontstaan als je wat aan het rommelen bent. Rommel zorgt voor afleiding en die kan zorgen voor een doorbraak in je gedachten, doordat er onbewust allerlei verbindingen in je hersenen worden gelegd.

 

Conclusie: een opgeruimd bureau of niet?

 

Een netjes opgeruimd bureau is een lust voor het oog en kan een stimulans zijn om aan het werk te gaan. Af en toe eens opruimen kan dan ook geen kwaad. Vooral de overbodige rommel scheiden van de belangrijke dingen kan nuttig zijn. Maar overdrijf er niet in en wordt geen clean desk freak. Want langs de andere kan blijken mensen die wat rommelig zijn, creatiever, flexibeler en efficiënter te werken. En dát is uiteindelijk waar het om draait.